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海南省重点建设项目档案管理移交暂行办法

发布时间:2020-12-30 10:39:37  来源:省档案局  【字体: 小   中   大 打印本页 分享到:

海南省重点建设项目档案管理移交暂行办法


第一章 总则

第一条 为了进一步做好我省重点建设项目档案管理移交工作,确保档案准确、系统、有效地保护和利用,充分发挥档案在工程建设、运行管理、工程维护和改扩建中的服务作用,根据《中华人民共和国档案法》、《海南省档案管理办法》和国家档案局、国家发展和改革委员会关于印发《重大建设项目档案验收办法》及《建设项目电子文件归档和电子档案管理办法》、《海南省重点建设项目档案专项验收实施细则》等有关规定,结合我省重点项目建设的实际情况,特制定本办法。

第二条 省重点建设项目是指省发展和改革委员会报省人民政府批准发布的建设项目。

第三条 省重点建设项目(以下简称建设项目)档案是指项目在筹划、项目建议书,可行性研究报告,初步设计等审批或备案,核准以及勘察、设计、招投标、施工、监理和竣工验收全过程中形成的,具有保存价值的各种文字、图表、数据、图像、音频、视频等各种形式和载体的文件材料以及标本、样本等实物。建设项目档案工作是项目建设基础工作的重要组成部分,各有关单位应当将其纳入项目建设的全过程,做到建设项目档案工作与项目建设同步进程,按照统一领导、统一管理档案的原则,管理好建设项目档案,确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用。


第二章 管理体制

第四条 省档案局、省发展和改革委员会负责对全省重点建设项目档案工作的监督、检查和指导。市县档案主管部门、市县发展和改革委员会负责对所在地省重点建设项目档案工作的监督、检查和指导。属于省级行业主管部门负责的省重点建设项目,行业主管部门要协同当地档案主管部门对建设项目档案工作进行监督、检查和指导。

第五条 建立省重点建设项目档案管理登记制度。设立《海南省重点建设项目档案管理登记表》,属于行业主管部门的省重点建设项目,由行业主管部门的档案部门组织建设单位填写;属于市县的省重点建设项目,由项目所在市县的档案主管部门组织建设单位填写。登记表格式共分两种(见附件一、二),分别于项目开工后6个月内、项目档案验收后1个月内填写,按照项目隶属关系,登记表填写后报项目审批备案部门的同级档案主管部门备案。以便档案主管部门及时了解项目情况,做好项目档案的跟踪监督指导。省档案局、市县档案主管部门和项目主管单位的档案部门,要主动与项目单位或建设单位加强联系,督促指导项目单位或建设单位及时建立档案工作,做好建设项目档案的收集、整理和保管工作,确保档案资料的完整、准确、安全保管和有效利用。

第六条 各项目单位或建设单位要增强档案意识,加强对建设项目档案工作的领导。要将项目档案工作纳入项目建设计划和项目领导责任制。要明确一名负责人分管项目档案工作,并归口管理,配备档案管理人员。


第三章 文件材料的整理与归档

第七条 项目单位或建设单位要将建设项目文件材料、电子音像材料的形成、积累、整理和归档工作纳入建设项目管理程序,列入有关部门和人员的职责范围。

第八条 项目单位或建设单位在与参建单位签订合同、协议时,应当设立专门条款,明确规定有关方面提交相应项目文件的套数、费用、时间,以及对应提交文件的整理、归档责任。项目单位或建设单位、工程总承包单位、工程现场指挥机构、勘察设计单位、施工单位、监理单位应完成各自职责范围或合同规定的竣工文件的编制和项目文件整理、归档工作。属于项目单位或建设单位归档范围的档案资料,勘察设计单位、施工单位和监理单位应按规范进行整理并及时移交项目单位或建设单位。

第九条 项目单位或建设单位档案人员要明确责任,按照规定将建设项目从项目筹划、立项到竣工验收全过程中形成的各种形式和载体的文件材料以及标本、样本等进行收集、整理、归档并提供利用。项目法人或建设单位还要负责组织、协调和指导勘察设计单位、施工单位及监理单位按照国家标准《建设项目档案管理规范》(DA/T28-2018)《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2008)、《照片档案管理规范》(GB/T11821-2002)《数码照片归档与管理规范》(DA/T50-2015)及国家建委颁发的《编制基本建设工程竣工图的几项暂行规定》等文件要求,做好项目竣工文件编制和项目文件整理工作。

第十条 项目单位或建设单位要在建设项目竣工验收前三个月完成文件材料的归档工作。建设周期长的项目,可根据情况分阶段归档。实行总承包的项目,由各分包单位负责收集、整理和归档分包范围内项目文件,在项目验收前三个月将档案移交总承包单位;由项目单位或建设单位分别向几个单位发包的项目,由各承包单位负责收集、整理和归档所承包范围内的项目文件,在工程验收前三个月将档案移交项目单位或建设单位。

第十一条 归档的项目文件应为原件。因故用复制件归档时,应加盖复制件提供单位公章或档案证明章,确保与原件一致。归档的文件材料要字迹清楚、图面整洁,不得用易褪色的书写材料书写、绘制。竣工图编制要符合规范。有关建设项目的电子文件要同时归档,并确保纸质档案与电子档案有机联系。

第十二条 建设项目档案验收组织单位应当按照《重大建设项目档案验收办法》和《海南省重点建设项目档案专项验收实施细则》执行。


第四章 建设项目档案的管理和移交

第十三条 项目单位或建设单位要建立健全项目文件的整理、保管、利用、保密、鉴定、销毁等管理制度。大、中型建设项目,要建设与档案工作任务相适应的、符合档案安全保管要求的档案库房,并为档案保管和提供利用配置必要的设备及档案数字化经费,其建设费用列入工程总概算。

第十四条 项目单位或建设单位要采用先进技术和手段来管理档案,提高工作效率,并积极开发档案信息资源,主动为项目建设提供方便、快捷的服务。

第十五条 建设项目竣工验收合格后,项目单位或建设单位应按合同及规定的要求,在项目正式通过竣工验收后三个月内,向项目主管部门、生产使用单位、行业行政主管部门或国家综合档案馆办理项目档案移交手续。向项目主管部门、生产使用单位、行业行政主管部门移交的项目档案,以纸质档案或电子档案移交,向国家综合档案馆移交的项目档案,应以电子档案为主(尚未具备项目电子文件归档功能的,可通过纸质档案数字化方式移交)。应明确移交项目档案的内容、数量等,并有完备的清点、签字等交接手续。

第十六条 在城市规划区范围内的项目,建设单位依据《城市建设档案归属与流向暂行办法》《建设工程文件归档规范》规定,向所在地城市建设档案馆移交项目档案。属于省重点建设的交通公路项目,依据《交通档案进馆办法》规定,向省交通工程建设局移交项目档案。

第十七条 项目电子文件应当采用符合国家标准或能够转换成国家标准的文件格式,利用信息共享和长期保存。项目电子文件归档保存的格式应当符合国家规定的电子档案长期保存的要求。

第十八条 项目电子档案的移交与接收应当《符合电子档案移交与接收办法》的要求。

第十九条 坚持依法对省重点建设项目档案管理的执法监督和检查。由省档案局会同省发展和改革委员会组成检查组,定期或不定期地进行检查。对建设单位上报《海南省重点建设项目档案管理登记表》不及时、建设项目档案管理不符合要求的,要予以通报批评。对于限期未改正或因保管不善,造成档案损毁、丢失的,要依法追究建设单位直接责任人和分管领导的责任。

第二十条 做好从事省重点建设项目档案管理人员的培训工作。由省档案局负责对从事重点建设项目档案管理的工作人员进行档案专业知识岗位培训,做到持证上岗。


第五章 附则

第二十一条 本办法由省档案局、省发展和改革委员会负责解释。

第二十二条 市县的重点建设项目,包括列入市县重点的社会投资建设项目,由所在市县参照本办法执行。

第二十三条 本办法自发布之日起执行。

 

编  辑:邓友明

审  核:黎斌